Informativa sul trattamento dei dati personali
La presente informativa sul trattamento dei dati personali è resa, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “Regolamento”), da Hot Form srl con sede legale in Via Decime 28/E Tombolo (PD) (di seguito “Hot Form” o “Società”), in qualità di titolare del trattamento, ai soggetti diversi dal personale dipendente che effettuano segnalazioni ai sensi del d.lgs. 24/2023 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.
In questa informativa sono illustrate le finalità e le modalità con cui Hot Form raccoglie e tratta i suoi dati personali, quali categorie di dati sono oggetto di trattamento, quali sono i diritti degli interessati al trattamento e come possono essere esercitati.
Categorie di dati trattati
La Società tratterà i dati da Lei forniti nell’ambito della segnalazione; in particolare Hot Form tratterà i seguenti dati personali: i) nome e cognome; ii) indirizzo attraverso cui è effettuata la segnalazione; iii) il ruolo in virtù del quale effettua la segnalazione.
Il conferimento dei dati è necessario per la presentazione della segnalazione; in mancanza, non sarà possibile procedere con l’inoltro della stessa.
Finalità e base giuridica del trattamento
Nell’ambito della gestione della procedura whistleblowing, Hot Form tratterà i suoi dati personali, ai sensi dell’art. 6, lett. c) del Regolamento, nell’adempimento di un obbligo di legge e, in particolare, in ottemperanza a quanto stabilito dal D.lgs. 24/2023 che prevede l’obbligo di implementare un sistema di segnalazioni al fine di conoscere eventuali condotte illecite relative a:
(i) condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 (i.e. fattispecie concrete che integrano gli estremi dei reati-presupposto) e violazioni del modello 231 adottato dalla società (i.e. l’inosservanza dei principi di comportamento e dei presidi di controllo in essi previsti);
(ii) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali elencati nell’allegato al d.lgs. 24/2023 ovvero della legislazione interna che costituisce loro attuazione degli atti di diritto europeo indicati nell’allegato alla Direttiva 2019/1937, relativi, per quanto d’interesse, ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
(iii) atti od omissioni lesivi degli interessi finanziari dell’Unione europea tutelati ai sensi dell’art. 325 TFUE;
(iv) atti od omissioni riguardanti il mercato interno di cui all’art. 26.2, TFUE, comprese le violazioni delle norme in materia di concorrenza e aiuti di Stato, nonché di imposte sulle società;
(v) qualsiasi condotta suscettibile di vanificare l’oggetto o la finalità delle disposizioni previste dagli atti dell’Unione nei settori individuati nei punti (ii), (iii) ed (iv);
(vi) ogni altro possibile illecito amministrativo, contabile, civile e penale di qualsiasi natura, diverso dai precedenti.
Categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e finalità della comunicazione
Hot Form potrà comunicare i suoi dati personali a soggetti terzi dei quali si avvale per lo svolgimento di attività connesse alla gestione del sistema whistleblowing. In particolare, i suoi dati potranno essere comunicati a società esterne che offrono a Hot Form servizi informatici e a consulenti esterni. Tali società tratteranno i suoi dati personali in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 del Regolamento (di seguito, anche “Responsabili”), nel rispetto di quanto previsto dall’art. 13 comma 6 del d.lgs. 24/2023.
Per ottenere la lista dei Responsabili, la invitiamo a contattare Hot Form scrivendo a info@hotform.it.
Hot Form, inoltre, potrà comunicare i suoi dati ai soggetti cui la comunicazione sia dovuta in forza di obblighi di legge una volta verificata la fondatezza della segnalazione; tali soggetti tratteranno i suoi dati in qualità di titolari autonomi.
Durata del trattamento e periodo di conservazione dei dati
I suoi dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario all’analisi della segnalazione da Lei presentata attraverso il sistema di whistleblowing nonché alle successive azioni che dovessero rendersi necessarie e comunque, in applicazione dell’art. 14 comma 1 del d.lgs. 24/2023, non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della segnalazione.
Trasferimento dei dati fuori dall’Unione europea
I suoi dati non verranno trasferiti fuori dall’Unione europea.
Diritti degli interessati
La informiamo che, in conformità alla vigente disciplina, potrà esercitare i seguenti diritti:
• chiedere e ottenere informazioni in merito all’esistenza di suoi dati personali presso la Società e in merito ai trattamenti di dati posti in essere dalla Società nonché ottenere l’accesso a tali dati;
• chiedere e ottenere la modifica e/o correzione dei suoi dati personali;
• chiedere e ottenere la cancellazione e/o la limitazione del trattamento dei suoi dati personali qualora si tratti di dati o informazioni non necessari – o non più necessari – per le finalità che precedono, quindi decorso il periodo di conservazione sopra indicato.
Tali richieste potranno essere indirizzate a Hot Form via posta ordinaria all’indirizzo della società.
La informiamo infine che ai sensi della disciplina vigente può proporre eventuali reclami riguardanti i trattamenti di suoi dati personali al Garante per la protezione dei dati personali.